5 cách làm việc hiểu quả hơn và ít bận rộn hơn
Tạo một danh sách các việc CẦN PHẢI LÀM
Không phải tất cả mọi việc đều giống nhau trong danh sách việc cần làm. Hãy tạo một danh sách các việc bạn muốn thực hiện, sau đó tạo “Danh sách các việc cần phải làm” trong ngày. Hãy bắt đầu bằng công việc dễ dàng trước để đầu xuôi đuôi lọt, sau đó thực hiện nhiệm vụ quan trọng tiếp theo. Và đến lúc này bạn sẽ có nguồn năng lượng tích cực và đủ động lực để thực hiện nốt các nhiệm vụ trong ngày của mình. “Danh sách các việc phải thực hiện hôm nay” của bạn không nên có nhiều hơn 3-5 công việc và không nên bao gồm những việc như mua sắm tạp phẩm, đón con, v.v vì những việc này không giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình. Chẳng hạn nếu bạn muốn viết một cuốn sách, một trong những việc phải làm của bạn có thể là “viết 500 từ.” Nếu bạn muốn có nhiều khách hàng hơn, mục tiêu của bạn có thể là “viết thư giới thiệu cho khách hàng mới.”
Thiết lập quy trình cho mọi việc bạn làm
Mặc dù nghe có vẻ hơi quá mức nhưng việc có một quy trình đã được xác định sẽ khiến đầu óc bạn thảnh thơi và tự tin rằng mọi việc sẽ được thực hiện vì bạn đã lên kế hoạch để thực hiện chúng. Ví dụ, nếu bạn muốn viết một bài blog, quy trình của bạn có thể trông giống như sau:
- Nghiên cứu 5 trang để đăng blog
- Nghiên cứu các chủ đề xu hướng trên Alexa.com
- Kết hợp các xu hướng hiện tại với các chủ để hấp dẫn
- Tạo một bảng tính excel để ghi lại thông tin về người/ thời gian bạn tiếp cận và chi tiết cụ thể
- Gửi email giới thiệu, lưu trả lời
- Viết bài đăng blog
- Gửi bài đăng blog
- Xác nhận ngày phát hành, lưu liên kết và bản sao bài đăng của bạn
- Sao chép logo của trang web/chi tiết công ty và thêm thông tin này vào hồ sơ trực tuyến của bạn với một liên kết đến bài đăng blog của bạn
- Gửi cho liên lạc của bạn một danh sách gồm 5 tùy chọn blog nữa mà họ có thể quan tâm và bắt đầu lại
Tìm một đối tác có trách nhiệm
Vì một số lý do, việc thực hiện lời hứa khi chúng ta cam kết công khai sẽ dễ hơn khi chúng ta tự cam kết với chính mình. Hãy tìm một đối tác để giúp bạn theo sát mọi việc và đổi lại – một đối tác có trách nhiệm với bạn và bạn có thể giữ trách nhiệm của mình đối với các cam kết của họ.
Bớt kiểm tra liên tục email
Email là một trong những điều lớn nhất làm giảm năng suất. Kiểm tra email 10-15 phút một lần hay sử dụng cửa sổ bật lên Outlook giống như tin nhắn văn bản khẩn cấp là sự xao lãng lớn. Hãy kiểm tra email của bạn một giờ một lần và trả lời những yêu cầu khẩn cấp trước, sau đó quay trở lại công việc của bạn. Cố gắng chỉ nhìn vào dòng tiêu đề để xác định xem thư nào thực sự đáng để đọc
Tắt mọi thứ
Đừng để bị xao lãng. Một tin nhắn, email hoặc cuộc gọi không quan trọng hoàn toàn có thể khiến bạn chệch hướng đặc biệt khi bạn đang ở khoảng thời gian hiệu quả nhất. Điều này cũng có thể áp dụng với các cuộc họp. Hãy tự hỏi chính mình liệu bạn có cần tham dự cả 6 cuộc họp ngày hôm nay không hay chỉ cần lấy thông tin từ một trong những người tham dự là đủ?