덜 바쁘게 일하면서 생산성을 높이는 5가지 방법

1.꼭 해야 할 일 목록 만들기

해야 할 일 목록에 있는 모든 일들이 똑같은 것은 아닙니다. 끝내고자 하는 모든 일들의 목록을 작성한 다음 당일에 “꼭 해야 할 일 목록”을 만드세요. 먼저 쉬운 일부터 시작하고 나중에 좀 더 중요한 일로 진행합니다. 이때쯤이면 긍정적인 에너지와 충분한 추진력을 갖게 되어 당일의 가장 중요한 일을 처리할 수 있게 됩니다. “오늘 꼭 해야 할 일” 목록에는 3~5개 미만의 항목이 포함되도록 합니다. 장보기, 아이들 데리러 가기 등 여러분의 목표 달성과 상관없는 일이 포함 되어서는 안 됩니다. 예를 들어 책을 저술하고자 한다면 꼭 해야 할 일 목록에는 “500단어 쓰기”가 포함될 수 있을 것입니다. 더 많은 고객을 확보하고자 하는 경우에는 “새로운 고객을 위한 소개 이메일 쓰기”가 포함될 수 있을 것입니다.

2. 모든 일들을 시스템화하기

과도하다고 느낄 수도 있지만 일의 프로세스를 정해 놓으면 일이 자신이 원하는 대로 진행될 것이라는 믿음을 가질 수 있습니다. 예를 들어 게스트 블로그를 작성하고자 하는 경우에는 다음과 같은 프로세스로 진행할 수 있을 것입니다:

• 블로그를 게시할 5곳 조사하기
•  Alexa.com에서 트렌디한 주제 조사하기
• 트렌디한 주제가 선택한 5곳에서 어필할 수 있는 주제인지 결정하기
• 엑셀 스프레드시트에 관련 담당자/문의 시기 및 게시물에 대한 요구 사항 기록하기
• 소개용 글을 이메일로 보내고 반응 기록하기
• 블로그 게시물 작성하기
• 블로그 게시물 보내기
• 게재일 확인하기, 링크 및 게시물 사본 저장하기
• 웹 사이트 로고/회사 정보를 복사한 후 블로그 게시물에 대한 링크와 함께 온라인 포트폴리오에 추가하기
• 그 외 담당자에게 흥미를 유발할 수 있는 5가지 블로그 옵션의 목록을 보내고 프로세스를 처음부터 다시 시작하기

3. 책임감 있는 파트너 찾기

무슨 이유에서인지 사람들은 자신에게 약속할 때보다 공개적으로 약속을 할 때 약속을 더 잘 지키게 됩니다. 여러분의 일이 순조롭게 진행될 수 있도록 도움을 줄 파트너를 찾으십시오. 이러한 파트너는 여러분이 책임감을 가지고 일을 진행할 수 있도록 하며 반대로 여러분도 파트너가 책임감 있게 일을 진행하도록 도움을 주면 됩니다.

4. 이메일 사용 빈도 줄이기

이메일은 생산성을 저해하는 가장 큰 요인입니다. 10~15분마다 이메일을 확인하거나 긴급 문자 메시지의 경우처럼 아웃룩의 팝업창을 사용하게 되면 집중에 크게 방해가 됩니다. 이메일은 한 시간에 한 번만 확인하고 긴급한 요청 사항이 있는 경우에만 회신하고 다시 일을 계속합니다. 제목만 살펴보고 꼭 읽어야 하는 이메일을 결정합니다.

5. 모든 휴대기기 끄기

주의를 산만하게 하지 마십시오. 여러분이 가장 생산적으로 일할 수 있는 시간에 중요하지 않은 텍스트, 이메일이나 전화 통화로 인해 집중력이 크게 떨어질 수 있습니다. 이 점은 회의에도 적용될 수 있습니다. 오늘 예정된 여섯 차례의 회의에 모두 참석해야 하는지 아니면 꼭 참석해야 하는 사람을 통해 회의 내용을 전해 듣는 것인 최선의 방법인지 스스로 자문해 보는건 어떨까요.