미국 클라이언트를 위한 올바른 인보이스 발행하기
인보이스를 발행하면 곧 그에 대한 수입이 들어오므로 인보이스 발행은 중소기업들에게 언제나 기쁜 소식입니다. 그러나 해외에 있는 클라이언트가 언제나 제때 전액으로 대금을 지불한다 하더라도(실제로 자주 있는 일은 아니지만) 해외 인보이스 및 지불 관리를 즐거워하는 사람은 없을 것입니다.
이 일을 좋아하든 싫어하든 간에, 인보이스는 프리랜서, 계약업체 또는 이커머스 사업가 등을 포함한 모든 비즈니스에 있어 필수적인 부분입니다. 좋은 소식은 올바른 인보이스 발행 방법을 안다면 클라이언트가 쉽게 읽고 지불할 수 있는 인보이스를 발행해 제때 대금을 수취할 가능성을 높일 수 있다는 것입니다.
미국 클라이언트에게 인보이스 발행하기
미국의 클라이언트에게 발행하는 인보이스에는 반드시 따라야 하는 특정 형식도, 포함해야 하는 항목에 대한 규정도 없습니다. 하지만 제때 대금을 지불하기 위한 특정 정보와 회계를 처리하는 데 필요한 상세 정보들은 반드시 포함되어야 합니다.
미국에 있는 해외 클라이언트에게 인보이스를 발행할 때는 해당 클라이언트에게 익숙한 포맷을 따르는 것이 가장 좋습니다. 그러면 클라이언트에게 필요한 송금 정보를 간편하게 찾아서 신속하게 지불을 처리할 수 있기 때문이죠.
미국 클라이언트를 위한 올바른 인보이스 발행 방법을 쓰면 고객과의 관계를 개선하는 데도 도움을 받을 수 있습니다. 익숙한 형식의, 필요한 정보를 모두 담은 인보이스를 받으면 기존의 비즈니스 작업 흐름대로 처리할 수 있으므로 불필요한 지연을 방지할 수 있습니다. 또한 이 클라이언트는 이후에도 여러분과 다시 함께 일을 할 가능성이 높습니다.
다음은 미국 클라이언트에게 인보이스를 발행할 때, 여러분이 알아야 할 내용들입니다.
1. 적절한 정보를 넣으세요.
해외에 있는 고객에게 인보이스를 보낸 적이 있다면 미국 클라이언트를 위한 인보이스에도 어떤 정보를 넣어야 할지 알고 있을 것입니다. 혹시 생각나지 않는다면 미국 클라이언트를 위한 인보이스에 포함시켜야 하는 다음 정보들을 다시 읽어보세요.
- 회사명 및 사무실 주소
- 클라이언트의 회사명 및 사무실 주소
- 사무실 주소가 다를 경우, 클라이언트의 배송 주소 또는 서비스를 제공한 주소
- 작성 날짜(즉, 인보이스를 발행한 날짜)
- 인보이스 번호
- 지불 조건 (예시: 인보이스 발행 후 30일 이내, 또는 3회 분할 납부 등. 계약서에서 동의한 지불조건이어야 합니다.)
- 지급 기일
- 상품 조회 번호(해당되는 경우)
- 제공한 서비스/상품에 대한 상세설명
- (서비스에 대한) 시간당 요율 또는 (상품에 대한) 아이템당 가격
- 근무 시간 또는 판매한 상품의 개수
- 서비스/상품 별 금액의 총액(USD)
- 사용한 판매세 요율 또는 VAT율을 포함한 총 판매세 또는 VAT
- 세금을 포함한 총액(USD)
- 다음을 포함한, 허용된 지불 방법에 대한 정보
- ACH 은행 이체의 경우, 은행 정보
- SWIFT 전신 송금의 경우, IBAN 및 BIC 코드
- 신용/체크 카드 지불의 경우, 온라인 지불 솔루션에 대한 링크
- 수표의 경우, 우편 주소
2. 올바른 US 인보이스 서식을 만드세요.
미국 클라이언트들은 지불을 처리하고 다음 작업에 들어갈 수 있도록 인보이스에서 필요한 정보를 즉시 찾을 수 있길 원합니다. 따라서 인보이스 서식을 명확하고 읽기 쉬운 방식으로 만드는 것이 중요합니다.
가장 좋은 형식은 여러분의 회사 로고를 인보이스 상단에 두고 우측 상단에 날짜와 함께 회사 주소를 넣는 것입니다. 또한 양식의 상단에는 “INVOICE”라는 제목을 넣는 것이 좋습니다. 나머지 정보는 왼쪽 여백에 맞춰 배열하세요.
인보이스를 작성할 때는 클라이언트가 지불하고 회계를 관리하는 데 필요한 정보만 넣으세요. 그 외에 추가적인 정보는 클라이언트의 주의를 산만하게 하고 부담을 안길 수 있습니다. 인보이스 템플릿을 이용하면 고민할 필요 없이, 매번 적절한 서식을 손쉽게 얻을 수 있습니다.
3. 적절한 지불 방법을 제공하세요.
인보이스를 보내는 주된 이유는 지불을 받기 위해서입니다. 따라서 고객이 안전하고 이용하기 편하다고 느낄 수 있는 지불 방법을 제공하는 것 역시 매우 중요합니다.
어떤 지불 방법을 선택할지는 여러분에게 달려있지만, 아래에서 고려하면 좋을 몇 가지 방법들을 확인하세요.
- 빠른 이체 속도: 자금이 처리될 때까지 긴 시간을 기다리지 않아도 됩니다.
- 처리 상황 조회: 여러분과 클라이언트 모두 지불의 처리상황을 조회할 수 있어야 합니다.
- 낮은 수수료: 여러분과 클라이언트는 대금을 송금하는 데 별도의 비용을 지불하지 않아도 됩니다.
- 보안: 안전하게 올바른 계좌로 대금을 수취할 수 있습니다.
- 유연성: 가장 편리한 방법으로 자금을 사용할 수 있습니다.
다음은 해외에서 발행한 인보이스에 대한 대금을 지급할 때, 미국에서 가장 많이 사용하는 주요 지불 방법들입니다.
전신 송금
SWIFT와 같은 전신 송금은 안전하고 대부분의 기업들에게도 친숙한 지불 방법이지만 단점이 여러 개 있습니다. 처리 속도가 느리고, 대개 클라이언트가 높은 수수료를 지불해야 하며 양식을 작성하는 데 긴 시간이 소요됩니다. 게다가 다른 통화로 된 현지 계좌로 USD로 대금을 수취할 경우, 수수료와 낮은 환율에 현지 통화를 환전하느라 손해를 볼 수 있습니다.
또한 전신 송금은 지불 상황을 조회하기 어려우므로 계좌에 자금이 이체되지 않더라도 무엇이 잘못되었는지 알 수 없습니다. 각 지불 내역을 담은 인보이스를 발행하는 데도 많은 조정 작업이 필요하므로 결국 누가 지불했고 지불하지 않았는지 알 수 없게 될 수 있습니다.
현지 은행 이체
ACH 송금과 같은 현지 은행 이체는 낮은 수수료와 속도 처리가 빠르므로 미국 기업들에게 매우 인기 있는 지불 방법으로 꼽힙니다. 하지만 미국 은행 계좌가 있는 경우에만 사용할 수 있다는 단점이 있습니다. 현지 미국 은행 계좌는 개설하는 데 긴 시간이 걸리고, 복잡한 절차를 거쳐야 하며, 종종 높은 수수료와 최소 보유 잔액을 요구하므로 여러분의 자금 흐름을 정체시킬 수 있습니다.
이때, Payoneer를 이용하면 현지 미국 계좌와 같이 운영되는 Payoneer의 USD 수취 계좌를 개설할 수 있습니다. 또한 Payoneer 가입은 무료로 절차가 간단합니다. Payoneer 계좌를 개설하고 나면 미국의 클라이언트를 초대해서 현지 은행 이체로 대금을 지불하도록 할 수 있습니다.
신용/체크 카드
신용카드를 사용하면 간단하게 지불을 처리하고 손쉽게 지불 상황을 조회할 수 있으므로 부기 및 회계 업무와 관련된 번거로움을 줄일 수 있습니다. 그러나 클라이언트가 여러분의 현지 통화로 지불할 경우 높은 환전 수수료를 지불하거나, 반대로 여러분이 USD로 대금을 환전하기 위해 수수료를 지불해야 할 수 있습니다.
클라이언트에게 보다 쉬운 신용카드 결제 방법을 제공하고 싶다면 Payoneer가 여러분을 도와드리겠습니다. Payoneer의 빌링 요청하기 기능을 사용하면 링크 삽입을 통해 이메일에 인보이스를 첨부할 수 있습니다. 그러면 클라이언트는 신용카드나 ACH 송금 또는 현지 은행 이체를 통해 즉시 온라인으로 대금을 지급할 수 있습니다. 또한 Payoneer는 모든 통화로 환전이 가능하므로 여러분은 합리적인 환율과 낮은 수수료의 혜택을 누릴 수 있습니다.
글로벌 지불 솔루션
좋은 소식은 이제 낮은 비용에 비즈니스 디지털 결제를 손쉽게 처리할 수 있도록 도와줄 많은 다양한 글로벌 지불 솔루션이 있다는 것입니다. 그들 중 대부분은 자동화 결제와 같은 추가적인 비즈니스 서비스도 제공합니다.
예를 들어, Payoneer는 현지 은행 이체, e-수표 또는 숨겨진 수수료가 없는 신용/체크 카드 지불을 통해 USD로 대금을 수취할 수 있게 도와줍니다. 자금을 USD로 보유하고 세금과 같은 현지 비용을 지불하는 데 사용하거나 온라인에서 상품을 구매하고 Payoneer 계정 간 거래를 통해 잔액을 Payoneer 사용자에게 송금하거나 현지 통화로 환전하여 은행 계좌나 ATM 기기에서 인출할 수 있습니다.
4. 세금과 VAT를 포함시키세요.
인보이스에는 클라이언트가 납부해야 하는 모든 세금이 포함되어야 하며, 판매세, VAT 그리고 미국 소득세 등이 이에 해당됩니다. 미국은 국가에서 부과하는 VAT는 없지만 각 주마다 자체 판매세를 부과하므로 온라인 셀러들이 헷갈리기 쉽습니다.
비즈니스 컨설턴트나 그래픽 디자이너와 같은 전문 온라인 서비스 제공 업체는 보통 판매세를 지불할 필요가 없지만 New Mexico와 South Dakota와 같은 일부 주에서는 판매세를 부과합니다. 따라서 각 주에서 요구하는 요건을 잘 살펴보는 것이 좋습니다.
Amazon이나 Walmart와 같은 마켓 플레이스에서 판매 활동을 하거나 Amazon 또는 Walmart의 풀필먼트 서비스를 이용하는 온라인 셀러들은 보통 판매세를 내야 합니다. 이 경우에는 고객이 거주하는 주가 아닌, 창고가 위치한 주에 대한 판매세가 부과됩니다.
자체 웹사이트에 있는 온라인 스토어를 통해 상품을 판매한다면 판매가 이루어지는 주에 해당하는 판매세를 지불해야 합니다. 예를 들어 Kentucky에 있는 고객들에게 티셔츠를 판매한다면 Kentucky 주의 판매세를 부과하고 지불해야 합니다.
온라인 서비스 제공 업체와 프리랜서들 또한 미국의 소득세법을 준수해야 합니다. 이 법에 따라 미국 클라이언트는 여러분의 소득의 30%를 원청징수하여 정부에 넘겨줘야 합니다. 하지만 다행스럽게도 여러분의 거주 국가에서 소득세를 납부하고 있을 경우, 미국의 소득세는 면제됩니다. W8BEN 양식을 작성하여 클라이언트에게 보내면 원천 징수 세액 면제를 요청할 수 있습니다.
5. 클라이언트에게 올바른 세금 서류를 보내세요.
여러분의 미국 클라이언트는 여러분과 같은 벤더들로부터 W9 서식을 받아서 매년 미국의 조세당국에 제출해야 합니다. 클라이언트가 먼저 요청을 하고 빈 W9 서식을 보낼 때까지 기다릴 수도 있겠지만 더 나은 고객 서비스를 위해서라면 요청을 받기 전에 보내는 것이 좋습니다.
W9 서식은 온라인에서 찾을 수 있습니다. 1년에 1번만 제출하면 되므로 첫 번째 인보이스와 함께 보냈다면 그 이후 건들은 별도로 서식을 제출하지 않아도 된다는 사실을 클라이언트도 알고 있을 것입니다. 여러분에 대한 W9 서식을 제출했다면 클라이언트는 새로운 W9 서식이 필요한 다른 누군가를 찾는 대신에 계속해서 여러분과 함께 일할 가능성이 높습니다. 이때, 만약 Payoneer의 빌링 요청하기 서비스(BLS)를 사용한다면 인보이스와 함께 W9 서식을 첨부파일로 함께 포함시킬 수 있으므로 이를 편리하게 처리할 수 있습니다.
6. 온라인 인보이스 생성 서비스를 통해 시간을 절약하세요.
인보이스 양식을 정하고 매번 동일한 템플릿을 사용한다면 미국 클라이언트를 위한 인보이스를 생성하는 일이 보다 간편해집니다. 직접 엑셀 형식의 인보이스 템플릿을 만들거나 인터넷에서 무료 템플릿을 다운로드할 수도 있지만 온라인 인보이스 생성 서비스를 사용하면 보다 쉽고 빠르게 미국 클라이언트를 위한, 고객의 마음을 이끄는 전문 인보이스를 만들 수 있을 것입니다.
7. 전자 인보이스를 사용하세요.
전자 인보이스 또는 e-인보이스는 XML 또는 EDI와 같은 데이터 파일로 완전히 전자적으로 인보이스를 보낼 수 있는 디지털 방식의 인보이스입니다. 전자 인보이스는 분실할 염려가 적으며 시스템이 데이터베이스에서 정보를 가져와 인보이스를 자동으로 발행하므로 일반 인보이스보다 더 신속하게 인보이스를 생성할 수 있습니다.
e-인보이스는 미국 클라이언트에게도 훨씬 편리합니다. 많은 기업에서 종이 인보이스나 PDF 파일보다 훨씬 빠르게 e-인보이스를 스캔하여 적절한 부서와 정보를 공유할 수 있는 자동화된 디지털 인보이스 시스템을 사용하고 있기 때문이죠.
또한 e-인보이스에는 “지금 지불하기” 버튼이 있기 때문에 클라이언트는 바로 보안된 지불 페이지로 이동하여 신용/체크카드 또는 ACH 송금을 통해 대금을 지불할 수 있습니다. 일부 e-인보이스는 모바일 결제도 지원합니다.
미국 클라이언트를 위한 인보이스를 작성하는 데 도움이 되는 추가 Tip과 모범 사례
다음은 미국 클라이언트에게 적절한 인보이스를 발행하기 위한 몇 가지 추가 Tip들입니다.
- 미국 클라이언트는 USD로 지불하는 것을 선호합니다. 어떤 이유에서든 USD로 인보이스를 발행하지 않는다면 인보이스에 지불 통화를 명확히 명시하는 것이 좋습니다.
- 여러분의 인보이스가 미국 클라이언트에게 적합한지 확실하지 않다면 클라이언트에게 인보이스의 초안을 보내서 수정이 필요한 부분이 있는지 물어보세요. 인보이스가 정확하지 않는 경우 지불이 지연될 수 있으므로 클라이언트와 확인하는 것이 오히려 시간을 줄이는 데 더 도움이 될 것입니다.
- 인보이스에 번호를 매기는 방법은 작성자의 편의대로 가능하지만 모든 인보이스에는 고유한 인보이스 번호가 있어야 합니다.
- 인보이스에 치수를 넣어야 한다면 인치, 피트, 야드, 파운드, 온스, 갤런, 쿼트와 같은 미국식 치수를 사용해야 합니다. 예를 들어, 천을 판매한다면 가격은 미터당 달러가 아닌, 야드당 달러여야 합니다.
- 여러분이 발송하는 모든 인보이스의 사본을 보관하고 대금을 수취하는 즉시 지불 완료 표시를 해두면 장부를 더 쉽게 관리할 수 있습니다.
Payoneer가 미국 클라이언트를 위한 인보이스 발행을 도와드리겠습니다
인보이스 발행은 번거로운 일처럼 보일 수 있지만 수익이 발생하고 이 수익이 증가하기 시작하면 분명 그만한 가치를 볼 수 있습니다. Payoneer는 적절한 지불 방법을 제공하고, W9 서식을 쉽게 첨부할 수 있게 하며, 명확하게 형식화하여 미국 클라이언트에게 가장 적합한 인보이스를 발행할 수 있도록 도와줍니다. 이를 통항여 여러분은 미국 클라이언트를 만족시키고 비즈니스를 한 단계 더 성장시킬 수 있을 것입니다.
